Hablar de digitalización puede hacer pensar en inteligencia artificial, automatizaciones, grandes plataformas de gestión o inversiones difíciles de asumir. Pero para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, el primer paso es bastante menos espectacular: detectar dónde se está perdiendo tiempo.
Una pyme no necesita convertirse de repente en una empresa tecnológica. Necesita conseguir que determinadas tareas sean más rápidas, que la información esté mejor organizada y que algunos procesos dejen de depender de papeles, hojas de cálculo dispersas o de la memoria de una sola persona.
Y precisamente ahí empieza una digitalización que tiene sentido.
Antes de elegir una herramienta, hay que mirar el proceso
Uno de los errores más habituales es comenzar por el software.
Se contrata un CRM, un sistema de facturación, una aplicación de gestión de proyectos o cualquier otra plataforma porque parece que es lo que toca hacer. Meses después, nadie termina de utilizarla.
La tecnología por sí sola no corrige un proceso mal organizado.
Por eso conviene hacerse primero preguntas bastante sencillas: ¿qué tareas se repiten todas las semanas?, ¿qué información tenemos que introducir varias veces?, ¿qué documentos cuesta encontrar?, ¿qué depende demasiado de una persona concreta?, ¿dónde aparecen más errores?
Las respuestas suelen señalar rápidamente las mejores oportunidades para empezar.
La digitalización de las pymes sigue siendo, además, una prioridad dentro de la estrategia europea. Eurostat analiza de forma periódica el avance de la digitalización entre las pequeñas y medianas empresas europeas.
Digitalizar lo que más tiempo consume
Una pequeña empresa puede empezar con cambios relativamente sencillos.
La facturación es uno de ellos. También la gestión de clientes, los presupuestos, la documentación comercial, las citas, el control de inventario o la planificación de tareas.
Muchas operaciones administrativas que antes requerían intervención manual pueden hoy automatizarse parcialmente. Organizaciones como CEPYME llevan tiempo abordando cómo la digitalización puede simplificar procesos y reducir carga administrativa en las pequeñas empresas.
No se trata necesariamente de eliminar puestos de trabajo. En muchos casos, se trata simplemente de quitar de en medio tareas mecánicas para que las personas puedan dedicar más tiempo a vender, atender clientes, producir o resolver problemas.
Tener los datos en un mismo sitio cambia mucho
Una empresa puede utilizar herramientas digitales y seguir funcionando de manera bastante analógica.
Ocurre cuando cada departamento tiene su propia información, cuando los contactos están repartidos entre móviles y hojas Excel o cuando nadie sabe con certeza cuál es la última versión de un documento.
Centralizar la información es uno de los cambios menos vistosos, pero más importantes.
Un CRM sencillo, un sistema documental compartido o una plataforma común de trabajo pueden mejorar considerablemente la trazabilidad del negocio.
La OCDE destaca que las herramientas digitales pueden ayudar a las pequeñas empresas a ganar eficiencia, acceder a nuevos mercados y superar algunas de las limitaciones asociadas a su tamaño.
No todo tiene que digitalizarse a la vez
También existe una especie de ansiedad digital: la sensación de que una empresa debería implantar inmediatamente inteligencia artificial, automatización, comercio electrónico, CRM, analítica y cualquier tecnología que aparezca en una presentación.
No hace falta.
Una transformación útil puede comenzar con tres objetivos muy concretos: reducir trabajo administrativo, mejorar la relación con los clientes y disponer de información fiable para tomar decisiones.
Cuando esos tres puntos funcionan, es mucho más fácil avanzar hacia sistemas más sofisticados.
Medir si realmente está funcionando
Digitalizar tampoco significa acumular aplicaciones.
Después de implantar una herramienta conviene comprobar qué ha cambiado.
¿Se tarda menos en preparar un presupuesto? ¿Han disminuido los errores? ¿Se responde antes a los clientes? ¿Hay menos documentos duplicados? ¿Puede otra persona continuar una tarea si falta quien normalmente la realiza?
Si la respuesta es sí, probablemente la digitalización está aportando valor.
Si simplemente se ha trasladado un proceso incómodo del papel a una pantalla, quizá haya que replantearlo.
Empezar pequeño puede ser la decisión más inteligente
España ha desplegado durante los últimos años programas específicos para fomentar la digitalización empresarial, entre ellos Kit Digital y Acelera Pyme.
Pero más allá de las ayudas, la transformación depende de algo bastante cotidiano: entender cómo funciona realmente la empresa.
Digitalizar bien no consiste en tener más tecnología.
Consiste en conseguir que el negocio funcione mejor gracias a ella.